Microsoft
Microsofts avtalsstruktur (EA, MCA, CSP) och licenser (M365, Azure, Windows Server) rymmer ofta 15–30 % överkompensation. Vi hjälper er förhandla och rätt-storleksbestämma.
De vanligaste licensutmaningarna i Microsoft-portföljen
Efter 60+ Microsoft-uppdrag på nordiska bolag mellan 500 och 15 000 anställda ser vi samma mönster återkomma. Det är sällan enskilda beslut som kostar pengar — det är kombinationen av dem, år efter år.
En majoritet av era E5-användare rör aldrig funktionerna som motiverar E5-priset — Defender for Endpoint P2, Advanced eDiscovery, Purview och Power BI Pro. Samtidigt saknar er säkerhetsfunktion licenser för verktyg de faktiskt kör. Nettot är dyrare licenser och lägre säkerhet.
Copilot for Microsoft 365 säljs som en no-brainer. På 300 kronor per användare och månad blir det snabbt 3–8 miljoner per år för ett medelstort bolag. Vi ser regelbundet organisationer som köpt in 2 000 licenser utan att någon mätt nyttjandegrad eller effekt.
Enterprise Agreement för Azure har typiskt en förhandlad rabatt men inget tak. När konsumtionen växer 40 procent per år kollapsar rabatten i praktiken. FinOps-processen som skulle stoppa detta finns ofta bara på papperet.
System har flyttats till Azure, men motsvarande on-premise Software Assurance förnyas fortfarande varje år. Azure Hybrid Benefit används inte, eller används på licenser som redan är förbrukade i annat sammanhang.
Sales Enterprise, Customer Service Enterprise och Team Members blandas fritt. Vi ser regelbundet att 30–50 procent av användarna sitter på fel nivå — antingen överlicensierade eller i strid med Microsofts användningsvillkor.
Microsoft styr aktivt kunder från EA mot Microsoft Customer Agreement for Enterprise. Skiftet påverkar rabatter, tvistelösning, prisgaranti och rätten att revidera Microsofts fakturor. Många skriver på utan att ha förstått vilka rättigheter de byter bort.
Typiska risker i Microsoft-relationen
Utöver kostnaden finns risker som ofta först syns när det är för sent — vid revision, vid moderbolagsbyte eller när ett projekt hinner drivas i produktion innan licensfrågan ställts.
Verksamheten har köpt Microsoft-produkter direkt via kreditkort eller via en Microsoft-partner utan att IT-avdelningen vet om det. Detta är inte förbjudet — men vid revision räknas det.
Bring-Your-Own-License till tredje parts moln (AWS, GCP, Oracle Cloud) har specifika krav. Många organisationer bryter mot dessa utan att veta om det, framför allt kring Windows Server och SQL Server.
Copilots datahantering är föremål för både GDPR- och NIS2-krav. Många har rullat ut Copilot utan att ha etablerat den loggning som krävs för att kunna svara på en tillsynsfråga.
Microsofts villkor uppdateras löpande. Det som var tillåtet vid signaturen är inte nödvändigtvis tillåtet i dag. Vi ser regelbundet klienter som skulle bli underkända vid revision utifrån aktuella Product Terms.
Så förbereder ni er inför en Microsoft-revision
En Microsoft-revision (SAM-engagement, Microsoft Verified eller extern partner) är sällan slumpmässig. Den föregås typiskt av en signal — en förnyelse, en tillväxtperiod, en Azure-migration eller en organisationsförändring.
Microsoft använder tre huvudsakliga verktyg för att verifiera licensefterlevnad: SAM-engagement (mjuk revision via partner), Microsoft Verified (Microsoft själva) och kontraktsklausulen som ger dem rätt att kräva ut fullständig licensdata en gång per år. Vad ni gör de första 30 dagarna efter att en revision aviserats avgör oftast både utfallet och kostnaden.
Vår erfarenhet från över 20 ledda Microsoft-revisioner är att organisationer som har en förberedd baseline betalar i genomsnitt 60–80 procent mindre än de som möter revisionen kalla. Skillnaden ligger nästan alltid i att veta exakt vad ni kör, hur ni kör det och vilka rättigheter ni faktiskt har.
- Sammanställ er egen baseline INNAN ni släpper in någon revision — Microsofts verktyg räknar generöst till Microsofts fördel.
- Verifiera att era Active Directory-exporter matchar er faktiska Microsoft 365-tenantdata.
- Kartlägg alla Windows Server- och SQL Server-installationer, inklusive VM:er hos hyperskalare.
- Dokumentera BYOL-scenarier: vilka licenser flyttas mellan on-premise och moln, med vilken frekvens.
- Klargör vem som får svara på Microsofts frågor — och lika viktigt: vem som INTE får det.
Molnövergången: Azure, Microsoft 365 och Copilot
Microsofts affärsmodell drivs av att flytta er från on-premise-licenser till konsumtionsbaserade molntjänster. Det är inte per definition dåligt — men det ändrar spelplanen för hur ni styr, budgeterar och förhandlar.
En Azure-migration innebär att ni går från förutsägbara treårskostnader till en konsumtionsmodell där ett enskilt team kan öka kostnaden med sex siffror på en månad. Microsoft 365 innebär att ni går från perpetua-licenser till abonnemang där prisjusteringen är Microsofts, inte er, förhandlingspunkt. Copilot innebär att ni bygger arbetsflöden på en tjänst vars prismodell inte har stelnat än.
Vår rekommendation till nästan alla klienter är densamma: gör molnövergången — men gör den med en explicit exit-strategi, ett budgettak per konsumtionstjänst och en tydlig kravbild på Copilot-utfall innan ni skalar bortom en pilot.
Reserved Instances, Savings Plans och Azure Hybrid Benefit är verktyg som kan sänka Azure-kostnaden 25–40 procent — om de sätts upp korrekt. Vi ser lika ofta att de sätts upp fel.
F1/F3/E3/E5 ska inte tilldelas efter titel utan efter faktiskt användningsbehov. En genomlysning per persona sänker typiskt totalkostnaden 12–22 procent utan att någon förlorar funktionalitet de använder.
En strukturerad pilot på 100–200 användare i 90 dagar ger er faktiskt underlag för ett skalningsbeslut. Utan pilot köper ni på Microsofts påstående.
Var pengarna faktiskt finns i Microsoft-portföljen
Sex konkreta hävstänger vi återkommer till i praktiskt taget varje Microsoft-optimering på nordiska bolag.
Genomlysning av E5, E3, F3 och F1 mot faktisk användning. Sänker typiskt totalkostnaden för M365-baseline med 12–22 procent första året.
Rätt tillämpad täcker en RI/SP-plan 60–75 procent av er beräkningskostnad i Azure till mellan 25 och 40 procent lägre pris.
Existerande Windows Server- och SQL Server-licenser med Software Assurance kan flyttas till Azure. En ren teknisk aktivering som ofta glöms.
Enheter som flyttats till moln men vars motsvarande on-premise-CAL eller Software Assurance fortsätter förnyas. Ren städning.
Att inte köpa 2 000 Copilot-licenser innan piloten visar utfall är den enskilt största besparingen vi hittar hos vissa klienter.
Förnyelseförhandling där ni kommer förberedda med faktisk användningsdata och tre scenarier ger typiskt 8–15 procent lägre pris över avtalsperioden.
Så hjälper vi er inom Microsoft
Vi hjälper CIO:er, IT-chefer och inköpsansvariga att bygga en SAM-funktion som håller under en leverantörsrevision, sänker kostnaden med 15–30 procent och ger CFO ett svar när frågan kommer.
Från Enterprise Agreement till löpande True-up. Vi hjälper er förhandla, dokumentera och förvalta era licensavtal på ett sätt som håller år efter år.
FinOps är inte en spartaskning. Det är en löpande praktik som förenar utvecklarnas hastighet med CFO:s förutsägbarhet. Vi hjälper er etablera den — utan att uppfinna en ny organisation.
Vanliga frågor om Microsoft-relationen
2 generella frågor har lagts till automatiskt utifrån ämnesmatchning.
Ska vi flytta från Enterprise Agreement till MCA-E nu när Microsoft trycker på?
Inte utan analys. MCA-E ger enklare administration men färre skydd — bland annat är rabattstrukturen mindre transparent, prisgarantin svagare och tvistelösningen ofta flyttad ur svensk jurisdiktion. Vi rekommenderar att ni gör kostnadsjämförelsen över hela avtalsperioden och en juridisk granskning av villkoren innan ni skriver på.
Vad är rimligt att betala för Microsoft 365 E5 i dag?
Listpris är 57 EUR per användare och månad. En organisation med 2 000 anställda som förhandlar rätt bör komma under 40 EUR, ofta lägre om ni har en trovärdig alternativväg (E3 + tredjepartsverktyg). Priset är dock inte det viktiga — utnyttjandegraden är det viktiga.
Vi står inför en EA-förnyelse om nio månader. När ska vi ta in er?
Nu. Vi behöver 12–16 veckor för att bygga baseline och förhandlingsunderlag som håller. Kommer ni till oss åtta veckor före är utrymmet mindre men fortfarande värdefullt. Fyra veckor före förnyelsen: vi rekommenderar då att ni förhandlar en förlängning och tar rätt tid för nästa runda.
Kan ni hjälpa oss under en pågående Microsoft-revision?
Ja. Vi har lett över 20 Microsoft-revisioner. Ju tidigare i processen ni tar in oss, desto större är utrymmet — men vi går även in i sena skeden och har flera gånger vänt utfallet från en åttasiffrig efterfakturering till en förhandlad förnyelse utan efterköp.
Har ni någon återförsäljar- eller partnerersättning från Microsoft?
Nej. Vi är inte Microsoft-partner, vi säljer inte Microsoft-licenser och vi tar aldrig emot någon form av ersättning från Microsoft. Er kostnad för oss är fast arvode, betalt av er, med noll incitament att växla ut någon viss produkt.
Hur skiljer ni er från en licensåterförsäljare (LAR) eller Microsoft-partner?
Vi har inga återförsäljarintäkter, inga rabatter från Microsoft eller Oracle och inga marginalprodukter att växla ut. Vår enda intäkt är ert arvode.
Behöver vi ett dedikerat FinOps-team?
Inte nödvändigtvis. För flertalet svenska organisationer räcker det med en tydlig FinOps-ansvarig, ett multidisciplinärt beslutsforum och rätt mandat. Dedikerade team blir aktuella när molnkostnaden överstiger cirka 50 miljoner kronor per år.
Har ni ett Microsoft-beslut som är värt att fatta rätt?
30 minuter med en senior Microsoft-rådgivare. Vi går igenom er nuvarande position, den kommande förnyelsen och de tre största riskerna. Ingen kostnad. Ingen bindning.