Licenshantering utan inlåsning
Från Enterprise Agreement till löpande True-up. Vi hjälper er förhandla, dokumentera och förvalta era licensavtal på ett sätt som håller år efter år.
Problemet ni försöker lösa
Licenshantering är inte samma sak som SAM. SAM handlar om att veta vad ni har. Licenshantering handlar om att fatta rätt beslut i det ögonblick då avtalet ska förnyas, växlas eller sägas upp — och att sedan följa upp beslutet så att det håller.
Vår erfarenhet är att det är i förhandlingsögonblicket som de flesta pengar vinns eller förloras. En förnyelse som förhandlas väl kan vara värd tiotals miljoner kronor över avtalsperioden. En förnyelse som förhandlas dåligt kan låsa er i tre år av felaktiga licensnivåer, klausuler som gynnar leverantören och en prismodell som inte överlever er nästa organisationsförändring.
- Ni har en större licensförnyelse inom 12 månader (Microsoft EA, Oracle ULA, SAP, Adobe VIP, Salesforce).
- Ni upplever att era leverantörer förhandlar hårdare än ni har resurser att möta.
- Ni saknar en samlad avtalsöversikt — avtalen ligger hos olika ansvariga och i olika format.
- Ni har genomfört en fusion eller carve-out och behöver konsolidera licensportföljen.
Så hjälper vi er
Vi kliver in som er förhandlingspartner — den som sitter bredvid inköpschefen i förhandlingsrummet och gör läxan mellan mötena. Vi förbereder underlaget, kvantifierar alternativen och håller emot när leverantören försöker flytta samtalet från pris till relation.
Vi tar oss an förhandlingar där hävstången är minst 5 miljoner kronor över avtalsperioden — det är där vår modell räknar hem sig snabbt för er. Under den nivån rekommenderar vi ofta att ni driver förhandlingen själva och använder oss enbart för granskning av utfallet.
Fakta, scenarier och sittordning. Ni går in i första mötet med den bästa förberedelsen av alla i rummet.
En enkel avtalskarta med förnyelsedatum, True-up-datum och triggers. Ingen 200-sidig avtalsdatabas ingen läser.
De flesta besparingar går förlorade efter signatur, inte innan. Vi hjälper er följa upp det ni faktiskt förhandlade fram.
Vår metodik
Samma fyra steg som i vår SAM-metodik — men fokus flyttas till förhandlingsögonblicket.
Vi läser era befintliga avtal, T&C och prishistorik och sammanställer en förhandlingsposition per leverantör.
Vi räknar tre till fem realistiska scenarier per förnyelse — inklusive avvecklings- och byte-scenariot.
Vi sitter med er i förhandlingsrummet, förbereder motpartsbrev och håller emot när samtalet halkar.
Vi lämnar över en avtalskarta med tydliga triggers, så nästa förnyelse kan börja tidigare och bättre.
Typiska utmaningar vi möter
Återkommande mönster från nordiska licensförhandlingar de senaste tre åren.
Ni får ett förslag åtta veckor före förnyelsen, med rabatt som ”förfaller” om ni inte signerar inom tio dagar. Vi bryter den timingen.
Längre avtal ger lägre pris — men även mindre flexibilitet. Vi räknar båda vägarna innan ni väljer.
Audit-klausuler, uppsägning, price-hold, exit-support. Det är oftast här den verkliga risken ligger.
IT vill ha funktionaliteten. Inköp vill ha priset. CFO vill ha förutsägbarheten. Vi hjälper er landa en linje internt före förhandlingen — inte under.
Vad ni får ut av arbetet
Mätt över de senaste åtta större licensförhandlingar vi lett för nordiska kunder.
Utöver det som leverantören själv erbjuder som ”standardrabatt”.
Med tydliga exit- och nedstegsklausuler — inte hårda lock-ins.
Vi tar inte uppdraget om vi inte tror på minst 3x. Utfallet är i snitt högre.
Vanliga frågor
Går ni in mitt i en pågående förhandling?
Ja, men helst inte de sista fyra veckorna. Ju tidigare desto bättre — inte för att vår leverabel behöver mer tid, utan för att ni behöver ha rum att gå ifrån bordet.
Kan ni ta över hela förhandlingen åt oss?
Nej. Vi står bredvid er. Leverantören ska alltid mötas av er egen inköps- eller IT-chef — vi är den som förbereder, kalkylerar och tolkar. Det gör att relationen är kvar när vi går.
Vad kostar det?
Fast arvode per leverantör, vanligen 200 000–500 000 kronor. Vi kvantifierar den förväntade besparingen före uppdraget.
Fördjupning inom Licenshantering
Områden som ofta hänger ihop med det här
Vi hjälper CIO:er, IT-chefer och inköpsansvariga att bygga en SAM-funktion som håller under en leverantörsrevision, sänker kostnaden med 15–30 procent och ger CFO ett svar när frågan kommer.
FinOps är inte en spartaskning. Det är en löpande praktik som förenar utvecklarnas hastighet med CFO:s förutsägbarhet. Vi hjälper er etablera den — utan att uppfinna en ny organisation.
Vi ger styrelser, CIO:er och CFO:er ett oberoende beslutsunderlag när valet är för stort — eller för långsiktigt — för att låta leverantören eller den interna organisationen driva ensam.
De leverantörer vi oftast möter i det här arbetet
- MicrosoftEnterprise Agreement, MCA-E
- OracleULA-omförhandling
- SAPRISE with SAP
- SalesforceMulti-cloud förhandling
Står ni inför en licensförnyelse värd att förbereda på riktigt?
En senior rådgivare, två timmar, ingen kostnad. Vi går igenom er situation och säger rakt ut om vi tror att vi kan tillföra värde.